الموافقات البطيئة = نزيف الإيرادات الصامت في شركات التأجير
في عالم تأجير المركبات، قد يبدو أن العطل نفسه هو سبب التأخير… لكن الحقيقة أن أغلب زمن التوقف لا يحدث على أرض الورشة، بل قبل أن يبدأ الفني لمس السيارة من الأساس.
السبب؟
الموافقات: ذلك “الإجراء الروتيني” الذي يمكنه تحويل إصلاح مدته 3 ساعات… إلى توقف كامل لمدّة يوم أو يومين.
الموافقات البطيئة ليست مجرّد تأخير بسيط، بل هي نزيف إيرادات صامت لا يظهر في التقارير اليومية، لكنه ينعكس مباشرة على:
- دوران الأسطول.
- معدل التوافر.
- تكلفة الإيجار اليومي.
- رضا العملاء.
وأسوأ ما في الأمر؟
أن 70% من هذا التأخير غير مرئي، ولا أحد يعرف من أين بدأ ولا أين توقف.
في هذا المقال نكشف لماذا تعدّ الموافقات واحدة من أخطر نقاط التوقف… وكيف تستطيع شركات التأجير اكتشافها وإيقاف النزيف قبل أن يتحوّل إلى خسارة شهرية ضخمة.
لماذا تُعدّ مرحلة الموافقات أخطر نقطة توقف؟
لأن السيارة في هذه اللحظة:
- لا يتم إصلاحها.
- ولا هي في الطابور.
- ولا أحد يعرف بوضوح متى يبدأ العمل عليها!
إنها ببساطة “مجمّدة”…
وأي سيارة مجمّدة = خسارة مباشرة في الإيرادات اليومية.
في شركات التأجير، كل يوم تأخير في الموافقات يساوي:
✔ يوم إيجار ضائع.
✔ انخفاض معدل الدوران.
✔ ضغط على حجم الأسطول.
✔ احتمال تضخّم “Pending Pool” بشكل غير مسيطر عليه.
التأخير هنا ليس تقنيًا… بل إداريًا.
ولهذا السبب هو العدو الأخطر لأنه غير مرئي ولا يظهر كعطل.
التأخير اﻻداري / Administration Pending:
هو حالة تتوقف فيها المركبة مؤقتًا داخل دورة الصيانة بسبب إجراء إداري لم يُحسم بعد—مثل انتظار موافقة، مراجعة مستندات، استكمال بيانات، أو رد من شركة التأمين—مع عدم وجود أي عائق فني يمنع بدء الإصلاح.
بمعنى آخر:
المركبة جاهزة للدخول إلى الورشة، لكن الورشة غير جاهزة إداريًا لمعالجة الطلب.
وتُعدّ هذه الحالة من أخطر نقاط النزيف الصامت لأنها:
- لا تظهر عادة في تقارير الورشة.
- تجمّد المركبة دون أي تقدم فعلي.
- تزيد زمن الـ Pending دون سبب فني.
- تسبب خسارة إيرادات يومية مباشرة لشركات التأجير.
أين يحدث التأخير فعليًا؟ (دون أن ينتبه أحد)
1) طلب مستندات إضافية
صورة إضافية للحادث… تقرير… رقم شاسيه… فاتورة…
كل هذه التفاصيل الصغيرة يمكن أن تسرق ساعات دون أن يشعر أحد.
2) مراجعة التقدير
بعض الجهات — العميل، التأمين، المشرف — يعيدون التقدير أكثر من مرة.
3) عدم وضوح العطل
بعض الطلبات تدخل “مرحلة التعليق” فقط لأن الوصف غير واضح أو ناقص أو لم يحدد سيتم البدء بأي قسم.
4) انشغال جهة الموافقة
أحيانًا جهة التأمين ببساطة… متأخرة.
5) صدور الموافقة دون تحديث حالة المركبة
وهي من أكبر الكوارث المتكررة:
الموافقة صادرة، لكن النظام لم يُحدّث → السيارة تظل “معلقة”.
كم يكلّفك هذا التأخير؟ (الرقم صادم)
خلينا نحسبها ببساطة:
- سيارة إيجار يومي 120 ريال
- تأخير الموافقة = 10 ساعات (متوسط شائع)
هذا يعني أن السيارة:
❌ لم تعمل
❌ لم تُصلّح
❌ لم تُسلّم
والعائد الضائع = حوالي 50 ريال – 120 ريال من الإيرادات المحتملة.
ماذا لو كان لديك 40 سيارة يوميًا تمر بهذه الرحلة؟
النتيجة:
نزيف شهري قد يتجاوز 40,000 ريال–100,000 ريال فقط بسبب تأخير الموافقات.
بدون أي عطل.
بدون أي إصلاح.
فقط… “انتظار موافقة”.
كيف تكتشف أن لديك مشكلة في الموافقات؟
إذا كنت شركة تأجير، اسأل نفسك:
1) كم ساعة تستغرق المركبة بين:
Repair Request → Eligible for Repair؟**
إن تجاوزت 6 ساعات فهذا مؤشر خطر.
2) هل طلبات الموافقة تنتظر دون أن يعرف أحد مدتها؟
وهذا منتشر أكثر مما تتوقع.
3) هل هناك مركبات جاهزة للموافقة لكن لا يتم متابعتها؟
وهذه أيضا واحدة من أكثر نقاط الهدر شيوعًا.
4) هل يتم التعامل مع الموافقة كمرحلة “بطيئة طبيعيًا”؟
هذه أخطر قناعة… لأنها تجعل التسريب مقبولًا.
أربع علامات تؤكد أن الموافقات عندك تسبّب نزيفًا فعليًا
- مركبات تنتظر يوم كامل رغم أن العطل بسيط.
- اختلاف كبير في وقت الموافقة بين سيارات متشابهة.
- سيارات يعود لها الفني بعد يوم… فقط لأن الموافقة تأخرت.
- ارتفاع حجم Pending رغم أن الورشة “غير مزدحمة”.
هذه العلامات = نزيف إيرادات صامت.
كيف توقف هذا النزيف؟
الحل ليس:
❌ زيادة الفروع
❌ أو توظيف موظف متابعات
❌ أو الضغط على الورشة
الحل الحقيقي هو:
“كشف الزمن الضائع” داخل مرحلة الموافقات.
✔ قياس مدة الانتظار
✔ تحديد الجهة الأبطأ
✔ تتبّع حركة الطلب من لحظة الإرسال وحتى الموافقة
✔ تنبيه لحظي عند تجاوز الحد المسموح
✔ إدارة تدفق الموافقات وليس فقط تسجيلها
وهذا بالضبط ما يفعله FleetFix
منصة FleetFix لا تُسرّع الموافقات نفسها…
لكنها تكشف:
- أين تتعطل؟
- لماذا؟
- عند مَن؟
- كم مدة الانتظار؟
- وما هو حجم الخسارة الناتج عنها؟
وتعطي:
- إنذارات مبكرة.
- مؤشرات أداء.
- تحليلات لكل جهة موافقة.
- زمن فعلي من الطلب وحتى الجاهزية.
- تحويل بعض العمليات Auto-workflow عن طريق مخاطبة أوتوماتيكية بال integrations للحصول سريعا على الموافقات.
والأهم:
تقلل زمن الـ Pending وتعيد المركبات للدوران بشكل أسرع.
الموافقات البطيئة ليست “مرحلة في النظام”… بل هي حاجز مالي يوقف دوران أسطولك بدون أي سبب فني.
وإذا لم تكن تقيس زمنها بدقة، فأنت تخسر مالًا حقيقيًا… كل يوم.
ابدأ بالتحكم في تدفق الموافقات،
ودع FleetFix يتكفّل بالباقي.
