تفكيك تسريب تكلفة الصيانة بندًا بندًا

كيف يضيع المال بين العمالة وقطع الغيار والخدمات الخارجية دون أن يراه أحد

في المقال السابق المقال السابق، اتفقنا على حقيقة محورية:

المشكلة ليست في رقم تكلفة الصيانة، بل في مدى موثوقيته.

• أي رقم لا يمكن تفكيكه…
• لا يمكن الدفاع عنه أمام الإدارة.
• ولا يمكن البناء عليه في التسعير أو التخطيط أو التفاوض.

في هذا المقال، نحلّل كيف تتسرّب تكلفة الصيانة فعليًا داخل ورش وأساطيل التأجير—بندًا بندًا—ولماذا يبدو الرقم “صحيحًا” محاسبيًا، لكنه خاطئ تشغيليًا.

أولًا: تسريب العمالة (Labor Leakage)

عندما تُحتسب الساعات… دون أن نعرف ماذا أُنجز فعليًا

العمالة تمثل أحد أكبر مكونات تكلفة الصيانة، ومع ذلك، فهي الأكثر عرضة للتشويه.

أين تبدأ المشكلة؟

1) الساعات الشبحية (Ghost Hours)

ساعات تُسجَّل في النظام:

• بدون Task واضحة.
• أو على مركبة غير صحيحة.
• أو بتوقيت غير دقيق.
  النتيجة:
• تكلفة محسوبة، لكن بلا أثر تشغيلي حقيقي، وتاريخ مركبة ملوّث ببيانات خاطئة.

2) تجاهل درجات الفنيين

عندما تُحتسب كل ساعة بنفس المعدل:

• يختفي فرق التكلفة بين الفني المبتدئ والخبير وتفقد الإدارة القدرة على فهم أين ترتفع التكلفة ولماذا!

  3) الأوفر تايم غير المعزول

  عندما لا يتم:

• فصل الأوفر تايم أو ربطه بالمهمة الفعلية، فيتحول استثناء مؤقت إلى عبء دائم داخل متوسط التكلفة.

مؤشرات الخطر

• Job-Cards مغلقة بصفر عمالة.
• ساعات كثيرة بلا مهام.
• فروقات غير مبررة بين فروع متشابهة.

هذه ليست كفاءة… بل فقدان رؤية.

ثانيًا: تسريب قطع الغيار (Parts Leakage)

المخزن ممتلئ… لكن التكلفة ناقصة

في أغلب الورش، المشكلة ليست في توفر القطع، بل في ربط القطعة بالمركبة الصحيحة في الوقت الصحيح.

صور شائعة للتسريب

• خروج قطع بدون حجز على Job-Card.
• أسعار غير محدثة أو خصومات موردين غير مسجلة.
• مرتجعات وضمان و Core Charges لا تُقفل.
• كثرة تسويات المخزون دون تفسير تشغيلي واضح.

تكلفة صيانة أقل من الواقع، و GL “يبدو” سليمًا… لكنه لا يعكس الحقيقة.

ثالثًا: تسريب الخدمات الخارجية (Outsourcing Leakage)

الفاتورة التي تأتي متأخرة… فتضيع المركبة من الحساب

الخدمات الخارجية ضرورية، لكنها محاسبيًا عالية المخاطر.

أين يحدث الخلل؟

• Job-Card تُغلق والعمل يتم ولكن الفاتورة تصل لاحقًا.

فتُسجل:

• خارج المركبة.
• أو خارج الفترة.
• أو على مركز تكلفة عام.

وهكذا تختفي التكلفة من تاريخ المركبة.

غياب 3-Way Match (طلب – استلام – فاتورة)

يعني أن أي فاتورة يمكن أن تتحول إلى تسريب صامت.

رابعًا: تسريب المصاريف العامة

(Overheads (administration costs) Leakage)

عندما تتحمل كل المركبات نفس العبء… دون عدل

المصاريف العامة حقيقية،
لكن توزيعها غالبًا غير عادل أو غير منطقي.

أخطاء متكررة:

• تحميلها ككتلة واحدة
• توزيعها بعدد المركبات فقط
• تجاهل زمن الإشغال أو كثافة العمل

النتيجة:
Cost per Vehicle رقم شكلي لا يعكس الواقع التشغيلي.

خامسًا: الفجوة بين التشغيل والمالية

نظامان… حقيقتان مختلفتان

التشغيل يرى:

• ساعات ومهام ومركبات.

المالية ترى:

• فواتير وقيود ومراكز تكلفة.

وبدون ربط ومصالحة مستمرة:

• تظهر فروقات GL.
• يرتفع Aging في GRNI / IRNI.
• يتأخر إغلاق الشهر
• وتضيع الثقة في الرقم النهائي.

اذا لماذا يبدو الرقم “صحيحًا”… لكنه غير موثوق؟

تسريب التكلفة لا يحدث بسبب خطأ واحد كبير، بل بسبب تفاصيل صغيرة غير مربوطة تتكرر يوميًا.

وكل بند من:

• عمالة.
• قطع.
• خدمات.
• Overheads.

إذا لم يكن:

• مرتبطًا بمركبة.
• ومقاسًا لحظيًا.
• ومغلقًا تشغيليًا وماليًا.

فسيعطيك رقمًا…
لكن ليس رقمًا يمكنك الاعتماد عليه.

كيف يحل FleetFix هذه المشكلة جذريًا؟

المشكلة ليست ارتفاع تكلفة الصيانة… بل عدم القدرة على الوثوق في الرقم أصلًا.

FleetFix لا “يحسب رقمًا جديدًا”… بل يبني الرقم الصحيح من المصدر.

1) تفكيك التكلفة (Cost Atomization)

• كل سطر تكلفة مرتبط بـ: مركبة، Job-Card، Task، فني، درجة، زمن، قطعة، مورد.
• لا يُسمح بإغلاق أمر شغل وفيه تسريب غير مغلق.

2) ضبط العمالة لحظيًا وعلى مستوى المهمة

• Started / Ended at لكل Task.
• معدلات أجر حسب الدرجة + أوفر تايم منفصل.
• حساب تلقائي لـ Efficiency & Utilization.
• إنهاء كامل للساعات الشبحية.

3) قطع غيار بلا تسريب

• طلب قطعة الغيار مربوط ب Job-Card.
• تتبع باركود / دفعات / FIFO أو WAVG.
• إغلاق المرتجعات والضمان و Core Charge على نفس الأمر.
• تنبيهات فروقات الأسعار.

4) خدمات خارجية بربط كامل

• الطلب يبدأ من Job-Card والاستلام والفاتورة مرتبطان به.
• تطبيق فعلي لـ 3-Way Match.
• لا فواتير “يتيمة”.

5) توزيع عادل ومرن للـ Overheads

• Drivers قابلة للتخصيص (ساعات، زمن إشغال، قيمة قطع…).
• رؤية فورية لأثر أي تغيير على تكلفة المركبة.

6) مصالحة مباشرة مع الـ ERP / GL

• قيود تلقائية.
• تقارير فروقات لحظية.
• إغلاق شهر أسرع دون مفاجآت.
• تكامل وﻻ أسهل مع برامج الحسابات.

7) لوحات رقابية مالية–تشغيلية

• Cost per Vehicle / 1,000 km / Job-Card.
• Variance & Exceptions.
• تنبيهات ذكية قبل تحول الخطأ إلى نزيف.

النتيجة هتكون:

• رقم تكلفة موثوق.
• قرارات تسعير أدق.
• تفاوض أقوى مع الموردين.
• إحلال وتجديد مبنى على بيانات حقيقية.
• نهاية النزيف الصامت.

هل تريد معرفة أين يتسرّب الرقم لديك بالضبط؟

نقدّم جلسة استشارية تحليلية لفرق الأساطيل والورش، نساعدك خلالها على:

• كشف مصادر تسريب التكلفة الحالية.
• مقارنة التشغيل بالمالية.
• تحديد أسرع فرص التحسين خلال 30–60 يومًا.

احجز جلسة استشارية مع فريق FleetFix وابدأ في تحويل رقم “مهتز” إلى تكلفة يمكنك الوثوق بها والبناء عليها.